Conditions générales de vente

En naviguant sur ce site, vous reconnaissez avoir pris connaissance des présentes conditions générales de vente que vous vous engagez à respecter. Ces présentes conditions ont pour objet de vous informer sur les conditions et modalités de réservation et d’annulation, ainsi que les responsabilités.

Article 1 : Les Tarifs

Les prix indiqués s’entendent par hébergement (chambre, lit, etc.) ou autres prestations, pour le nombre de personne(s) et le(s) date(s) sélectionnées précédemment, sauf mention contraire (forfaits)

La conversion dans la devise du client est donnée à titre indicatif et n’est pas contractuelle. Les éventuels frais afférents à la conversion entre la devise de l’hôtel et celle du client (taux de change, frais bancaires) restent à la charge du client.

* A moins d’être incluses dans le tarif ou spécifiquement sélectionnées lors de la réservation, les prestations complémentaires (petit-déjeuner, demi-pension, pension complète…) sont en option à régler sur place.

Les taxes sont incluses dans le prix ou indiquées dans ce détail des taxes. Néanmoins certaines taxes additionnelles pourront vous être réclamées à l’arrivée à l’hôtel selon la réglementation locale en vigueur.

Article 2 : Réservations

En vous connectant au site www.hotel-villakoegui-bayonne.fr vous effectuez une réservation directement à l’hôtel.

Notre établissement possède un système de réservation en temps réel qui est mis à jour instantanément. Ainsi, dès que vous avez validé votre réservation, vous recevez un email de confirmation. Nous vous prions de bien vouloir imprimer votre confirmation de réservation que vous recevrez par email. Cette dernière vous sera demandée par l’hôtel lors de votre Check-in.

L’hôtel Villa KOEGUI peut modifier à tout moment les tarifs des différentes chambres sans que cette modification n’ait de conséquence pour le Client qui se verra, en toute hypothèse, facturer le tarif en vigueur au jour de sa réservation, sauf modification des taxes en vigueur ou instauration de nouvelles taxes.

Article 3 : Modalités de Paiement

Pour réserver une ou plusieurs chambres, vous devez indiquer les informations de votre carte bancaire.

  • 1. Dans le cas d’une réservation flexible : Aucun montant ne sera prélevé à la réservation, mais nous effectuerons une pré-autorisation sur la carte du montant total de votre séjour 72h avant la date de réservation. Le montant du séjour pourra être payé par le client directement sur place à l’arrivée avec le moyen de paiement de son choix.
  • 2. Réservation non annulable -non remboursable :

    Dans le cas d’une réservation non annulable – non remboursable : l’hôtel débitera le montant total de votre réservation à la confirmation de cette dernière (hors taxes de séjour).
  • 3. Moyens de paiements :

    Cartes de crédit acceptées pour le paiement en ligne : Master, Visa. American Express.

    Sur place : espèces, chèques vacances

    Pour tout paiement réalisé avec une American Express des frais supplémentaires pourront être appliqués.

    Cette liste est susceptible d’évoluer.

    Vous devez mentionner, lors de votre commande, le numéro de votre carte bancaire ainsi que sa date de validité. La carte doit être valide à la date de départ du séjour du client réservataire. En cas de coordonnées bancaires invalides, l’hôtel se réserve le droit d’annuler immédiatement et sans préavis la réservation.

    Notre système de réservation est sécurisé et votre numéro de carte de crédit ainsi que les données personnelles que vous nous fournissez sont sécurisées.

    L’Etablissement pourra également lui demander de présenter une pièce d’identité à des fins de prévention des fraudes à la carte bancaire.
  • 4. Si le Client n’a pas prépayé en ligne son séjour, l'Etablissement pourra demander au Client, lors de son arrivée, un dépôt de garantie ou une autorisation de débiter la carte bancaire (également appelée « préautorisation ») en vue de garantir le paiement des sommes correspondant aux prestations consommées sur place
  • 5. Procédure de « préautorisation » :

    La procédure de « préautorisation » consiste en une garantie valable pour un montant estimé du séjour et donne une autorisation de paiement à l’Etablissement sur la base des dépenses réelles du Client à concurrence du montant autorisé. Seul le montant réel de la facture sera débité par l’Etablissement à partir du départ du Client à la fin de son séjour, sans nécessiter la présence physique du Client ni une nouvelle validation de sa part.

    Le montant de la demande d'autorisation comprend le montant de la réservation (ou le montant restant à payer en cas de prépaiement partiel au moment de la réservation) et un montant forfaitaire permettant de couvrir d'éventuelles consommations ou dépenses du Client sur place (petit déjeuner s'il n'est pas inclus dans le tarif, restaurant, bar, taxe de séjour le cas échéant, etc.). Ce montant forfaitaire est déterminé par l'Etablissement en fonction du nombre de personnes et du nombre de nuitées réservées. Exemple : 2 nuits à 130 euros + 40 euros estimés pour les extras = demande d'autorisation de 300 euros.

    La demande d'autorisation n’est pas un débit immédiat mais correspond à une réserve pour paiement ultérieur, autorisée par la banque du Client, qui vient temporairement réduire le plafond de la carte bancaire utilisée pour garantir la possibilité du débit ultérieur. Dans certains cas, la demande d'autorisation peut toutefois apparaître comme un débit en attente sur le compte bancaire associé à la carte utilisée.

    Lorsque la demande d'autorisation a été activée et confirmée par la banque, à la fin du séjour, l'Etablissement transmet à la banque du Client une demande de débit correspondant au montant de la facture :

    • si la Facture est inférieure au montant de la demande d'autorisation, le débit réel de la carte sera égal au montant réellement dû par le Client. Le plafond de la carte sera alors réajusté (libéré) par la banque du Client compte tenu de cette différence (avec un délai variable suivant les banques) ;
      Exemple : Demande d'autorisation de 300 euros, facture finale de 260 euros = débit de 260 euros et annulation de la demande d'autorisation pour les 40 euros restants.
    • si la facture est supérieure au montant de la demande d'autorisation, celle-ci sera utilisée dans sa totalité par l’Etablissement. Le reliquat des dépenses sera débité en complément sur la même carte. Deux débits sont donc effectués sur le compte du Client. L'un correspond au montant de la demande d'autorisation et l'autre au complément. Il est néanmoins conseillé au Client de repasser à la réception pour régulariser le montant de la demande d'autorisation ou payer directement. Exemple : Demande d'autorisation de 300 euros, Facture finale de 320 euros = débit de 300 euros + débit de 20 euros.

    Dans certains Etablissements, la monnaie utilisée par l’Etablissement pour la facture peut être différente de celle utilisée pour la demande d’autorisation. Dans ce cas, le montant réellement débité peut également différer du montant de la demande d’autorisation compte tenu de la possible évolution des taux de change entre la date de la demande d’autorisation et la date de la facture

    Dans de rares cas, la demande d'autorisation peut se traduire par un débit par la banque du Client avant même que le débit réel ne soit effectif. Dans ce cas, le débit ne se fera pas deux fois. Le solde, s’il est en faveur du client, sera recrédité automatiquement par la banque au Client.

    Si le Client, sur proposition de l’Etablissement, a souhaité prépayer l’ensemble de son séjour à son arrivée, les éventuelles dépenses additionnelles au sein de l’Etablissement ne pourront être rajoutées sur le compte de la chambre et seront à payer directement au moment des consommations.

    Si la réservation est annulée après que la demande d'autorisation a été activée, une demande d'annulation de la demande d'autorisation est automatiquement envoyée à la banque du porteur de la carte utilisée. Dans de rares cas, cette annulation pourra apparaître comme un remboursement.

    Il est à noter que la prise en compte de la libération du montant préautorisé (ou remboursement) prend habituellement vingt-quatre (24) à quarante-huit (48) heures mais le délai peut atteindre sept (7) jours ouvrables ou plus, en fonction de la banque du porteur.

Article 4 : Garantie de Réservation – Check-in et Check-out

L’hôtel Villa KOEGUI est ouvert 24h/24, 7j/7

La réservation prend officiellement effet à partir de 15 heures le jour de l’arrivée du client et se termine à 12 heures le jour du départ.

Arrivée anticipée – Départ tardif : sous réserve de disponibilité, le Client peut demander à accéder à sa chambre avant 15h le jour de son arrivée ou à conserver sa chambre après 12h00 et jusqu’à 16h00 le jour de son départ. Ce service peut être souscrit sur place auprès des équipes de l’hôtel ou sur demande, moyennant le paiement d’une somme supplémentaire et sous réserve de disponibilité. N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : contact@villakoegui-bayonne.fr

Article 5 : Animaux de compagnie

L’établissement n’accepte pas les animaux de compagnie.

Article 6 : Création de son compte « Villa KOEGUI »

Voir fonctionnement WBE
Sur le Site HOTELS, le Client a la possibilité de créer un compte Club.

Via son compte Club, le Client peut notamment :

  • Modifier ses informations personnelles ;
  • Accéder au récapitulatif de ses réservations en cours et de ses précédents séjours ;
  • Entrer en relation et communiquer avec le Service Clients ;
  • Bénéficier d’avantages commerciaux.

Article 7 : Annulation ou modification de la réservation d’un service :

Pour les Services d’Hébergements (réservation de chambres au sein d’un Etablissement ou autres types d’hébergements), il est rappelé au Client qu’il ne dispose pas du droit de rétractation prévu à l’article L. 221-18 du Code de la consommation, et ce conformément à l’article L. 221-28 alinéa 12 du Code de la consommation qui exclut ce droit pour les contrats portant sur des prestations de services d'hébergement qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée.

Pour chaque réservation de Service, les Conditions Particulières précisent les modalités d’annulation et/ou de modification de la réservation.

Les réservations avec prépaiement ne pourront faire l’objet d’aucune modification et/ou annulation. Les arrhes (les sommes versées en avance) ne feront l’objet d’aucun remboursement. Dans ce cas, il en est fait mention dans les Conditions Particulières.

Lorsque les Conditions Particulières le permettent :

  • l’annulation de la réservation d’un Service peut s’effectuer directement soit sur le Site par l’intermédiaire de la rubrique « Consultez ou annulez votre réservation »ou en contactant la réception par mail : contact@villakoegui-bayonne.fr
  • la modification de la réservation d’un Service peut s’effectuer directement auprès de l’Etablissement, dont les coordonnées notamment téléphoniques sont précisées sur la confirmation de la réservation envoyée par courrier électronique.

En cas d’interruption d’un Service du fait du Client, l’intégralité du prix convenu sera encaissée. Dans le cas de réservation avec prépaiement avant le séjour, aucun remboursement ne sera accordé.

En présence d’un Service d’Hébergement, sauf stipulation expresse contraire prévue dans les Conditions Particulières, le Client doit quitter la chambre de l’Etablissement avant l’horaire indiqué par l’Etablissement, 12h le jour de la fin de la réservation. Sauf Late Check-out.

Lorsque le Client a réservé une nuitée avec possibilité de modification, le Client peut librement changer la date de cette nuitée ou le type de chambre jusqu’à 72H avant le jour du début de son séjour à l’hôtel, sous réserve de disponibilité d’une chambre dans cet hôtel. Dans ce cas, le tarif facturé au Client sera celui en vigueur, au moment de la modification, pour les nouvelles dates et le nouveau type de chambre choisi par le Client. Un nouveau devis sera transmis au Client afin de valider le nouveau tarif.

Article 8 : Assurance et responsabilité

Un coffre est mis à votre disposition dans chaque chambre. L’hôtel décline toute responsabilité en cas de vol, perte, dégradation des effets appartenant aux clients durant leur séjour.

Le client devra informer l’établissement de toute dégradation dont il serait à l’origine. Il est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état.

L’hôtel se réserve le droit de facturer sur la carte de crédit communiquée lors de la réservation tous extras ou services non déclarés et non facturés lors du check-out.

  • Le Client, en particulier, s’engage en réalisant une réservation définitive d’un Service, à en payer le prix et à respecter les Conditions Particulières y afférentes. En effet :Toute réservation ou paiement qui seraient irréguliers, inopérants, incomplets ou frauduleux pour un motif imputable au Client entraînera l’annulation de la réservation du Service aux frais du Client, sans préjudice de toute action que Villa KOEGUI pourrait intenter à l’encontre de ce dernier ;
  • Tout comportement contraire aux bonnes mœurs et à l’ordre public au sein de l’Etablissement ainsi que le non-respect du Règlement Intérieur de l’Etablissement, amènera le directeur de l’Etablissement et/ou tout autre prestataire du Service à demander au Client de quitter les lieux sans aucune indemnité et/ou sans aucun remboursement si un règlement a déjà été effectué. Dans le cas où aucun règlement n’a encore été effectué, le Client devra s’acquitter du prix des Services consommés avant de quitter les lieux ;
  • Le Client s’engage également à ce que les ressources informatiques mises à sa disposition par l’Etablissement (notamment le réseau WiFi) ne soient en aucune manière utilisées à des fins de reproduction, de représentation, de mise à disposition ou de communication au public d’œuvres ou d’objets protégés par un droit d’auteur ou par un droit voisin, tels que des textes, images, photographies, œuvres musicales, œuvres audiovisuelles, logiciels et jeux vidéo, sans l’autorisation des titulaires des droits prévus aux livres Ier et II du code de la propriété intellectuelle lorsque cette autorisation est requise. Le Client est par ailleurs tenu de se conformer à la politique de sécurité du fournisseur d’accès internet de l’Etablissement, y compris aux règles d’utilisation des moyens de sécurisation mis en œuvre dans le but de prévenir l’utilisation illicite des ressources informatiques et de s’abstenir de tout acte portant atteinte à l’efficacité de ces moyens.

Article 9 : Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable à l’égard de l’autre partie en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un cas de force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour les parties, l'exécution de leurs obligations réciproques et que chaque partie supporte la charge des frais qui en découlent. Sont considérés comme cas de force majeure les cas habituellement reconnus par la jurisprudence de la Cour de cassation (grèves, attentas, décès etc…). Si le cas de force majeure venait à durer plus de trente (30) jours à compter de sa survenance, les présentes Conditions Générales pourront être résiliées par l’une quelconque des parties sans qu’aucune d’entre elles ne puisse prétendre à l’octroi de dommages et intérêts.

En cas de force majeure ou un autre évènement exceptionnel qui empêche de réaliser le Service et notamment de mettre la chambre de l’Etablissement réservée à disposition du Client, l’Etablissement pourra se réserver la possibilité de faire héberger, totalement ou partiellement, le Client dans un Etablissement de catégorie équivalente ou réaliser un Service, de même nature, sous réserve de l’accord préalable du Client

En cas de délogement, Le choix de l’établissement sera effectué par l’hôtel lui-même. Les frais de délogement (supplément tarifaire de la chambre) seront pris en charge par l’hôtel sauf en cas de force majeure comme détaillé ci-dessus

Article 10 : Engagement

La saisie des informations bancaires requises ainsi que l’acceptation des présentes Conditions Générales et des Conditions Particulières par voie électronique constitue un contrat électronique entre les parties qui vaut preuve entre les parties de la réservation du Service et de l'exigibilité des sommes dues en exécution de ladite réservation.

Les Conditions Générales et les Conditions Particulières applicables expriment l'intégralité des obligations des parties. Aucune autre condition communiquée par le Client ne pourra s'y intégrer.

En cas de contradiction entre les Conditions Particulières et les Conditions Générales, les Conditions Particulières seront les seules applicables pour l’obligation en cause. En cas de contradiction entre d'une part, les conditions générales, de quelque nature que ce soit, d'un partenaire et d'autre part, les présentes Conditions Générales, les stipulations des présentes seront les seules applicables pour l'obligation en cause.

Si une ou plusieurs stipulations des Conditions Générales sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision passée en force de chose jugée d'une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée.

La langue faisant foi est le français. Si les Conditions Générales venaient à faire l'objet d'une traduction en langue étrangère, la langue française prévaudra sur toute autre traduction en cas de contestation, litige, difficulté d'interprétation ou d'exécution des présentes conditions et de façon plus générale concernant les relations existant entre les parties.

Article 11 : Données à caractère personnel

Lorsque le Client utilise le Site, notamment lorsqu’il effectue une réservation, Les Hôtels Villa KOEGUI mettent en œuvre des traitements de données à caractère personnel dans les conditions décrites dans la « Politique de confidentialité » .

Le Client est informé, sur chacun des formulaires de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses et informations par la présence d’un astérisque.

À défaut de renseigner une information identifiée comme obligatoire, les Hôtels Villa KOEGUI pourraient ne pas être en mesure d’enregistrer une réservation, gérer la participation du Client au programme de fidélité et gérer les réclamations de ce dernier.

Ainsi, les informations collectées dans le cadre de la réservation du Client sont destinées aux Hôtels Villa KOEGUI, à ses entités, à ses partenaires, à ses prestataires (notamment aux prestataires de paiement en ligne) et aux Etablissements pour les besoins de l’exécution de la réservation ou de la prise de mesures précontractuelles. Dès lors que les garanties prévues par la réglementation applicable ont bien été mises en place, les données du Client pourront être transférées depuis l’Europe vers des pays n’assurant pas, du point de vue de l’Union européenne, un niveau équivalent de protection des données.

Le Client peut à tout moment exercer les droits dont il dispose au titre de la réglementation en matière de protection des données personnelles. Toutes les informations utiles à cette fin sont indiquées dans la « Politique de confidentialité » .